Yazı İşleri Müdürlüğü

Türkan RESULZADE Yazı İşleri Müdürü 444 4 762 - Dahili 260 yaziisleri@sincan.bel.tr

GENEL BİLGİLER
A-Misyon ve Vizyon
MİSYONUMUZ
Yönetim organlarınca alınan kararların belediyemiz iç ve dış paydaşlarımız arasında koordinasyon ve hızlı iletişimi etkin kılacak şekilde yürütülmesini sağlayarak hizmetlerin düzenli, verimli ve devamlılığını sağlayacak sekretarya hizmetlerini sunmak.
VİZYONUMUZ
Belediyemiz yönetim ve karar organlarının düzenli, etkili ve verimli çalışmalarına katkıda bulunacak iletişim ve yazışma hizmetlerini etkin kılmak
B-YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Yazı İşleri Müdürlüğü, müdür yönetiminde aşağıdaki servislerden oluşmaktadır.
1-KARARLAR SERVİSİ
a)Meclis Birimi
b)Encümen Birimi
2-EVRAK İŞLERİ SERVİSİ
a)Genel Evrak Birimi
b)İşlemler Birimi
KARARLAR SERVİSİNİN GÖREVLERİ
Kararlar Servisi
a)Meclis Biriminin Çalışmaları;
1-Meclis gündeminin oluşturulması; 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. maddesi gereğince belediye başkanı tarafından belirlenen meclis gündemini oluşturmak. Oluşturulan meclis gündemini en az üç gün önceden meclis üyelerine ulaştırmak, ilanını yapmak,
2-Meclis Üyeleri Devam cetvelinin oluşturulması: Meclis üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce meclis başkanına teslim edip oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklamak,
3-Meclis tutanaklarının tutulması; meclis görüşmeleri görevlilerce tutanağa geçirilerek, başkan ve katip üyelere imzalatılır. Dosyalarına yerleştirerek saklanmasına ve kaybolmamasına özen gösterilir,
4-Meclis kararlarının yazılması; Meclis toplantısında alınan kararları, meclis tutanaklarına uygun bilgisayar ortamında yazarak, başkan ve katiplere imzalatmak,
5-Komisyon raporlarının yazılması; ihtisas komisyonlarına gönderilen konularla ilgili raporları ihtisas komisyonu başkanı ve üyelerinin hazırladıkları şekliyle bilgisayar ortamında yazarak imzalatmak ve ilanını yapmak,
6-Karaların Büyükşehir Belediyesine Gönderilmesi; Meclis toplantısında bütçe ve imarla ilgili alınan kararları dosyalanarak ekleriyle birlikte onaylanmak için Büyükşehir belediyesine göndermek.
7-Kararların kaymakamlığa gönderilmesi; Kesinleşen kararları 5393 Sayılı Belediye Kanunun 23. maddesi ve 81. maddesi gereğince Mülki idare amirine (Kaymakama) göndermek,
8- Kararların Müdürlüklere gönderilmesi; Mülki idare amirine gönderilen meclis kararlarının uygulanması ve gerekli işlemlerin yapılabilmesi için ilgili olduğu müdürlüğe teslim etmek ve ilanını yapmak,
9- İhtisas Komisyonları raporlarını almak isteyen ilgililere makbuz karşılığında bizzat Başkanlık makamının yazılı emri üzerine verilmesini sağlamak,
10-Belediye meclisince alınan kararları sıra numarasına göre düzenli bir şekilde dosyalamak,
11-Meclise ait dosya ve kararları tutanak ve defter v.s. gibi evrakı mahkeme ile inceleme yapacak bilirkişilere Başkanlık Makamının yazılı emri ile vermek. Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra asıllar gelinceye kadar suretleri dosyasında saklamak.
b) Encümen Biriminin Çalışmaları;
1-Encümen gündeminin oluşturulması; Diğer Birimlerle irtibat sağlanarak, encümene havale edilen başkanlık olurları ile haftalık encümen gündemini oluşturmak.
2-Kararların karar defterine işlenmesi; Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen karar defterine kayıt etmek, karar özetlerini karar defterine işlemek.
3-Encümen kararlarının yazılması; Encümende alınan kararları, rapor yazıcı tarafından metin haline getirmek,
4-Kararların imzalanması; Metin haline getirilen kararları Encümen Başkanı ve üyelere imzalatmak. Toplantıya katılmayan üyelerle ilgili Karar defterindeki ilgili yere (katılmadı) veya (izinli) yazmak,
5-Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi; İmzası tamamlanan kararları ilgili müdürlüklere gecikmeksizin göndermek,
6-Encümen karar asıllarının müdürlükçe düzenlenmiş esasa göre muntazam dosyalanarak saklanmasına dikkat ve özen göstermek,

EVRAK İŞLERİ SERVİSİNİN GÖREVLERİ
Evrak İşleri Servisi
a)Genel Evrak Biriminin Çalışmaları;
1-Belediye’ye gelen yazıları, EBYS’ne kayıt edildikten sonra ilgili birimlere havalesini yapmak,
2-Belediyeden çıkan yazıları, EBYS’ den çıktı alındıktan sonra ilgili kurum ve ilgililere göndermek
3-Posta ile gönderilecek evrakı, posta zimmet fişine kaydedilerek ve post makinesinden geçirildikten sonra PTT ye zimmet karşılığı devretmek,
4-Belediye birimleri ve kamu kurum ve kuruluşlardan gelen, gerek ihale ilanlarının gerekse duyuru niteliğindeki ilanların Belediyemiz ilan panosunda ilan edilmesini sağlayarak, buna ait tutanak ve raporları ilgili kurum, kuruluş ve müdürlüğe iletmek,
5-Posta ile gönderilen mektuplara posta makinesi için avans alınarak harcamaların sonunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubun yapılmasını sağlamak,
6-Acil ulaştırılması gereken evrakların elden takip edilerek zaman kaybının önlenmesine çalışmak,
7-Vatandaşlar tarafından belediyemize verilen dilekçeleri, EBYS’ne işleyerek ilgili müdürlüklere havalelerini yapmak,
b)İşlemler Servisinin Çalışmaları;
1-Müdürlüğümüzün her türlü özlük işleri ile belediyemiz içi ve dışıyla yapılan yazışmaları yürütmek.
2-Müdürlüğümüzün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınmasını sağlamak,
3-5393 sayılı Kanunun 32. maddesi gereğince meclis üyeleri huzur hakkının tahakkuk ettirilerek, ödemenin yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile göndermek,
4-5393 sayılı Kanunun 36. maddesi gereğince encümen başkanı ve üyelerine ödenek tahakkuk ettirilerek, ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile göndermek,
5-İşçi ve stajyer puantajlarını hazırlamak ilgili müdürlüğe göndermek.